东莞市湖北随州商会

总则

为了加强商会财务管理，维护广大会员的利益，保证商会各项工作的顺利开展，根据财政部制定的《民间非营利组织会计制度》及《东莞市湖北随州商会章程》的有关规定，并结合商会实际，特制定本制度。

预决算管理

商会建立以活动经费控制为起点、以财务预决算为核心的预决算管理制度，会长代表理事会对预决算的编制和执行负全面责任：

一、预算的编制：

（一）预算编制的组织

1、会长负责组织商会全面预算的编制工作；秘书长负责预算编制的具体工作；

2、预算工作的编制应以理事会、监事会和秘书处的年度工作计划为依据；

3、各部门应编制各自的部门工作计划进而编制财务预算；各部门负责人对自己完成的预算签字负责；

 4、下一年度预算应于每年12月中旬编制完成；

5、遇特殊情况或临时事项，应及时编制追加预算或临时预算；追加预算和临时预算应适时编制；

 6、汇总后的全面预算由会长负责审核签字后报理事会审议，理事会审议通过后与年度工作计划一并提交会员大会或临时会员大会表决。

     （二）预算编制的内容和方法

1、收入预算项目分为会费收入、捐赠收入、政府及奖励资助收入、经济实体划拨收入、利息收入、举办活动收入及其他收入。

2、费用预算项目应分为日常经费和活动经费。

为维护商会理事会、监事会及秘书处正常运转的支出为日常经费，分为办公场地费用、人员费用、办公物资费用、差旅交通费用等。

为保证活动顺利开展的费用为活动经费，活动经费应按活动项目划分费用明细。

3、所有费用项目预算都应有计算过程，从最明细项目开始层层向上汇总。

4、费用预算编制完成后，可以加计20%作为预留准备金，以备预算所依据的方案变动带来的费用增加。预留准备金最为费用预算的最后费用项目单独列项放。

二、预算的批准：

1、每年12月下旬，会长应将下一年度的预算提交请理事会会议（或临时理事会）审查表决，接受理事会会议（临时理事会议）理事和监事的询问；

2、经审查通过的年度预算应作为商会下年度财务收支的执行依据；

3、经审核未能通过的预算，应反复修改，直至通过。

4、追加预算或临时预算的由经费来源机构（理事会会议或会员大会）审批表决，若经费来源由会长、监事长、秘书长及部分会员捐助，则由捐资者审批通过。

    三、预算的执行：

1、经批准的年度预算是理事会执行预算和监事会财务监督的依据；

2、预算的执行应坚持工作完成量与相费用支出配比原则；

     3、秘书处应严格按预算项目分类列支费用支出，并每季度编制预算收支和实际收支对比表和说明报告，同时报送会长和监事长；

     4、会长根据秘书处的报告进行预算控制调整，监事长根据秘书处报告进行预算执行监督。

     5、追加预算和临时预算的收支均应纳入年度预算进行管控和监督。

     6、预算管控的目标是收支基本平衡，略有盈余；年度预算收支有余额的，应结转到下年度纳入预算继续使用。

四、决算的编制：

1、每年年度终了，理事会须编制财务决算报告提交会员大会表决；

2、年度财务决算的编制由会长领导、秘书长具体负责编制；

             3、年度财务决算须严格按预算项目分类列支费用项目编制，分别列示年初预算数据、年度汇总实际支出数据、差异额及产生差异原因的说明报告；

             4、年度决算报告由会长或秘书长向会员大会提交，监事会同时应向会员大会提交年度决算报告的审计报告；年度决算报告和审计报告均应接受会员大会对费用支出的效果、费用超支的原因等情况的质询和监督。

5、年度财务决算如果未获通过，理事会应责成会长或秘书长提出整改意见，经整改后的年度财务决算提交下次临时会员大会表决；决算如再未获表决通过。理事会应集体承担责任。

收支流程

一、收款流程：

1、商会所有的收入均须纳入预算管理，所有款项应进入商会指定账户，不得借用其他单位或个人账户；

2、商会的收入均须先收款后开具收据；

3、商会收到会员或外界所捐助的物资，也应造册登记，开具实物收据，并合理估价；

4、预算外的资金捐赠和实物收入也应及时纳入收入预算管理；

5、商会收入由会长依程序组织、由秘书处具体负责收取；

6、对到期应收收入款项，由秘书长负责催收；催收未果，提交会长催收；催收再未果，由会长提交理事会或监事会依程序处理。

二、费用支出审核流程：

1、办事人员为商会工作发生的费用，需填列报销单据，写明预算项目、业务内容及证明人，交由秘书长审核签字后，交给财务部门审核；财务部门审核后，交由会长审核；

2、经手人和证明人对费用支出的真实性和合理性负责，秘书长对费用支出合规性进行审核，财务人员对费用单据的合法性和程序的合规性进行审核；会长对费用支出的预算符合性和手续完备性进行最后审核；

3、任何人不得报销未列入预算项目的费用，更不得报销与商会业务无关的费用；

4、出纳根据经会长审核的报销单据付款或核销借支，并记录出纳日记账；

5、对于经常发生业务的商会员工，可以借支一定数额的备用金；

三、费用支出的原则

（一）商会费用支出的基本目的是“取之于会员，用之于会员”，用于本会章程规定的业务范围和事业的发展，会费的使用实行预决算制度，因事而支，量入而出。

（二）商会的各项费用支出，要本着“必要和节俭”的原则，“必要”是指能达到预期目的，“节俭”是指能免则免，能省则省。

（三）对于在编制预算时能准确计算的费用项目开支标准，由会员大会表决决定；对预算编制时不能准确预计的费用项目开支标准，由秘书处制定后提交理事会表决通过后执行。

（四）商会实行财务公开，每年8月公布上半年收支明细帐目，每年元旦后春节前编制年度财务决算向会员大会公布，接受全体会员的监督；年度终了，应委托法定中介机构对商会年度财务状况进行审计。

收入支出及资产的管理

一、收入管理：

1、商会的所有收入归商会集体所有，包括外界捐赠的资金和物资。

2、商会会员代表商会参加活动受赠的礼品，归商会集体所有；

3、商会会员因故退会或除名，不再享有对商会财产的所有权；

3、商会所有收入均应纳入商会预算，对可预期的收入直接纳入预算，对临时取得的收入，及时纳入预算；

4、，商会所有收入和资产归商会理事会统一安排使用；

5、商会预算执行和资产管理实行会长负责制，会长有义务使商会资产保值增值；

二、资金支出的管理：

（一）资金支出的日常管理

1、商会的资金由商会理事会统一调度，纳入预算内的资金支付由商会会长审批，预算外专项捐赠资金的支出必须经过捐赠人或其授权代表审批；

2、商会所有的收入支出必须经过财务部门统一核算，不得设立账外户头；因特殊需要新增开设一般账户和储蓄账户必须经理事会或会长同意；

3、商会资金支出应尽量使用支票或网银转账方式，支票或网银的支付均须两人以上方可操作；预算内每一笔支付，该两人均须有秘书长的授权；预算外每一笔支付，该两人均须有会长的授权；外界指明用途的专项捐赠的支出，须得到捐赠人或其授权的管理人授权。预算外紧急情况的大额支付必须即时向会长或监事长核实。

3、财务部门应根据业务需要设立库存现金额度，不得无故放置大量现金；库存现金额度不得超过5000元，储蓄账户额度不得超过2万元；如果因特殊情况需要超过规定额度，须向会长或秘书长汇报；

4、，出纳应每天下班前对现金进行清点，并留下记录；每月5号前，须对上月的现金进行清理结帐；对于银行存款，须于每月5日前将上月银行对账单上的记录和出纳银行帐进行逐笔勾对，并编制银行余额调节表；

5、会计人员须于每月5号前，就货币资金科目与出纳进行对账，并监盘现金，编制盘点表；

（二）备用金制度

1、因业务需要经秘书长批准，经办人可借支3000元以内的备用金；

2、因业务需要秘书长需借支，经会长批准可借支5000元以内的备用金；

3、经办事情完毕之日起15日内，借支人应及时核销备用金；前一笔备用金未核销，不得借支新的备用金；

4、借支人的工作一旦调换或移交，应立即核销备用金，借支未核销之前，不得离职离岗或移交；对未核销借支而擅自离职离岗或移交的借支人，交由监事会处理；

5、财务人员对备用金借支应按月及时清理，原则上每季度末了，不得有备用金借支挂账；

三、库存物资的管理：

1、秘书处应指定专人妥善管理库存物品品和办公用品等物资，适时检查库存物品的保存或使用状况；

2、秘书处应建立备查账册记录各类库存物品品和办公用品的入库出库过程；

3、秘书处每月25号前应对库存物资进行盘点，并编制盘点报表递交理事会、监事会门等相关部门；

4、财务人员每月25号前应对库存物资进行抽查盘点，每季度应会同相关保管人员现场监盘；

5、财务人员应该根据盘点结果和相应领导批示及时进行账务处理。

四、应收款项的管理：

1、     对于商会预算内应收未收的收入，财务人员应及时报告提醒会长或秘书长，由会长或秘书长负责催收，同时将情况抄送监事会；

2、 对于商会人员因业务活动应核销未核销借支的备用金，财务人员应根据借支单上的核销日期到期催收；对超期1个月未核销的借支，财务人员催收未果，应及时报告秘书长或会长处理，同时将报告抄送监事会；

3、对于因业务而产生的押金或其他应收款项，业务结束后1个月内，财务人员应及时催收或提示经办人员、责任人催收；

4、未经会员大会表决同意，商会不得向任何组织和个人提供借款。

五、固定资产的管理：

1、商会的办公用品、办公设备、交通工具应按预算购置，由秘书处管理；

2、秘书处应建立办公设备和固定资产台账，及时记录办公设备及固定资产的增减变化情况；

3、办公设备及交通工具每年盘点一次；盘点后应编制相应的报表递交相关部门；

5、未经理事会会议授权，任何人不得将商会的办公设备和固定资产外借；对于经修理不能使用的或使用不经济的固定资产，对于原值1万元以下的，由秘书长报会长审批后做变卖或报废处理；对于原值1万元以上的，上报理事会会议决定。

六、负债的管理：

1、商会除了正常活动中产生的负债外，不应有与商会业务无关的负债；

2、未经会员大会或临时会员大会表决同意，任何人不得以商会的名义对外融资和设立担保业务；

3、商会会员需要融资资助的项目，可以商会为平台进行操作，应最大限度降低商会的责任；

4、经会员大会（或临时会员大会）表决同意的对外担保须按商会规定的审批流程报批后，由秘书处财务部门登记后才能正式对外签发，财务部门据此将担保纳入商会或有负债管理，在担保期满后及时督促有关部门撤销担保。

会计核算制度

一、秘书长负责制度

1、商会的财务管理实行秘书长负责制。财务人员由秘书长聘请，对理事会负责；接受监事会、会员的监督。

 2、秘书长应对商会的财务管理工作向理事会提出自己的规划方案和管理意见；规划方案和管理制度报经理事会批准后，即在商会范围内产生效力；

3、秘书长每季度向理事会递交会计报表及财务分析报告，分析报告应以经核实的数据为依据；

4、商会财务人员的聘用由秘书长决定；

5、商会财务人员的工作变动和辞退，须经过秘书长的同意；

6、秘书长负责对商会财务人员的岗位职责进行考评。

二、会计人员：

1、财务会计人员在秘书长的领导下开展工作；

2、商会财务部门至少须设置会计和出纳各一名，财务人员应取得会计从业资格证书；

3、出纳员应是专职工作人员，会计工作可以外包；

4、出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作，出纳人员不得兼职商品和服务采购业务。

三、会计制度：

1、商会会计核算工作应严格执行《民间非营利组织会计制度》；

2、财务人员应严格按国家法律法规规定完善会计基础工作；

3、财务人员应按国家法律法规规定及时准确的办理税务申报事项；

4、商会的会计报表包括资产负债表、利润表、、财务预算执行情况表和资金预算表；

5、财务人员应每月向会长、监事长提交财务报告，报告的内容包括但不限于资产负债明细情况、收入支出情况、财务预算执行情况及差异说明、重大事项说明等；

四、财务人员岗位责任：

1、出纳人员工作内容包括但不限于：日常资金收付、编制资金预算、开具收据和货币资金的管理；

2、会计人员工作内容包括但不限于：单据复核、会计处理、报表分析、资产和费用监管、对外联络；

3、财务部门应根据分工制定具体操作规范；

五、财务人员离岗交接制度

1、财务人员离岗须办理交接手续，编制交接清册；

2、财务交接工作包括档案交接和业务交接；

3、交接工作须由主管上级监交；

4、财务交接须编制交接表，并由移交人、接交人和监交人同时签字确认；

5、交接内容和规范另行制定规范。

六、内部稽核制度

1、内部稽核是监事会对内部各独立核算单位的目标完成情况、制度落实情况、财务状况和经营成果的内部审计；

2、内部稽核由商会监事长领导实施；

3、商会各部门须无条件全力配合内部稽核工作；

4、内部稽核应独立、客观、公正；

5、内部稽核工作的依据包括但不限于：国家的相关法律法规、商会的各项管理制度、财务会计制度和年度预算；

6、内部稽核工作结束后应出具书面的内部审计报告；

7、内部审计报告所反映的问题应有各责任人签字确认；

 8、内部审计报告的结果是会员年度评选的依据之一。

档案管理

一、归档范围：

1、财务部门日常工作中形成的会计资料；

2、商会的登记证书、税务登记资料、商会章程、重大合同、会员大会和理事会会议决议、重大资产的产权证照等重要文件，财务部门应保留一份复印件；商会的以上资料的内容变更后，财务部门应及时留存一份最新有效文件复印件；

3、各部门日常管理中形成的管理报表、日常业务合同，财务部门应保留一份复印件；

4、商会一切与财务有关的文件，应影印一份递交财务部门保管；

二、会计资料：

1、  凡是本商会的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档； 

2、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，指定专人归档保存，归档前应加以装订。 

 三、档案的保管：

1、财务部门应严格按国家法律法规规定的要求保管会计资料；

 2、 会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经秘书长同意，并按规定办理相应的手续；

附则

本制度仅为框架性文件，由理事会会议（会员大会）表决通过后执行。

财务工作交接制度

第一章 总则

1.为了规范会计人员的管理，确保会计人员变动岗位时，区分清楚岗位变动前后岗位责任人的责任，确保会计工作的前后衔接，防止账目不清、责任不清等混乱现象的发生，根据《中华人民共和国会计法》及财政部《会计基础工作规范》的有关规定，结合商会具体情况，制定本制度。

2.会计人员调动工作、变动岗位或因故离职的，必须按照本制度的规定处理善后事宜，与接管人员办清交接手续，编制移交清册，否则，一律不得离岗。

3.本制度适用于商会及所属分会的会计人员。

第二章 移交

会计人员离岗办理移交手续前，必须做好以下各项工作：

1.已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。

2.尚未登记的账目应当登记完毕，并在最后一笔余额后盖经办人员印章。

3.整理应该移交的各项资料，对未了事项要写出书面材料。要核实所有内外往来账目，部门间财产物资账，并尽可能处理结清，处理不完的列表交接。

4.编制移交清册。移交清册一般应包括：单位名称、交接日期、交接项目、交接内容、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。交接内容要详细列明应该移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和会计用品等内容。会计核算已实行电算化的，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据光盘（U盘等）及有关资料实物等内容。

5.财务负责人移交时，还必须将自己分管的财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。

6.会计人员临时离职或者因病不能工作需要他人接替或代理的，财务负责人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。临时离职会计人员恢复工作的，应当与接替或代替人员办理交接手续。

7.移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经财务负责人批准由移交人员委托他人代办移交，但委托人应当承担相关责任。

8.商会、部门撤销的，商会财务部门必须确定必要的会计人员办理清算工作。清算工作未完毕前，不得离职。接收单位和移交日期由商会财务部门确定。

第三章 接管

会计人员办理交接手续时，移交人员要按照移交清册逐项移交，接管人员要逐项核对点收，并注意以下几点：

1.现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致，不一致时，移交人要在规定期限内负责查清处理。

2.会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，要查明原因，并要在移交册中加以注明，由移交人负责。

3.银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如不一致，应当编制银行余额调节表调节相符。

4.财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符。要通过随机抽查个别账户余额方式，核实账账、账实的核对情况。

5.接管的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计信息记录的连续性、完整性。

6.移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚，移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在微机上进行实际操作，以检查电子数据的运行和有关数字的情况，在实际操作状态下进行交接。

第四章 监交

　1.会计人员办理交接时，必须有专人负责监交。监交人一般由移交人和接交人的共同上级担任，具体规定如下：

（1）一般会计人员交接，由财务部门主管会计监交。

（2）主管会计交接，由账务经理监交。

（3）财务经理交接，由商会分管财务的副总监交。

（4）分管财务的副总交接，由商会会长监交。

2.交接工作结束后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或盖章，以明确责任。移交清册一式四份，交接双方、监交人各一份，财务部存档一份。

3.移交人员对其移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性、完整性承担的法律责任，不因其离职而免除。

第五章 附则

1．本制度由商会秘书处财务部门制定、解释和修改。

2．本制度自2014年1月1日起施行。

财务出纳岗位职责

一、审核原始收付款凭证，对原始单据的手续完备性和数额准确性进行审核；

二、对已经审核的原始凭证进行付款；

三、做好收款工作；

四、妥善管理银行存款、现金及有价证券，做到日清月结，保证资金安全；

五、按规定每日登记现金日记账和银行存款日记账；

六、按规定正确开具发票，并做好发票登记；

七、保管好各种空白支票、票据、印鉴；

八、负责财务资金预算的编制；

九、负责收集与银行结算相关的新信息和新政策，及时更新知识结构；

十、完成商会领导交办的其他工作。

财务会计岗位职责

一、熟悉掌握财务制度、会计制度、商会的核算规则和开支标准；

　 二、负责编制财务预算并监督商会财务预算的执行，对执行中发现的问题，及时提出建议和措施；

三、按照会计制度、财务预算和商会财务管理制度，对原始凭证的手续完备性、数额准确性和预算符合性进行审核；

四、按照会计制度和商会各项制度进行记账凭证的编制，做到凭证合法、内容真实、数据准确、手续完备;账目健全、及时记账算账、按时结账、如期报账、定期对账(包括核对现金实有数)。保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整；及时提供商会的对外对内各项报表和财务分析报告；

　　五、严格票据管理，保管和使用空白发票，收据要合规范。票据领用须登记，收回须销号；

　　六、妥善保管会计凭证、会计账簿、财务会计报表和其他会计资料，负责会计档案的整理和移交；

　　七、及时清理往来款项，协助资产管理部门定期做好财产清查和核对工作，做到账实相符；

八、加强业务学习，及时掌握与财务工作相关的最新工商、税务、劳动保障等行政部门的最新信息；

九、维护财经纪律，执行财务制度，实行会计监督。负责对出纳会计及其他有关财务人员的业务指导；

　　十、负责配合商会的内部稽核、要如实提供会计凭证、会计账簿、财务会计报表和有关资料，不得拒绝、隐匿、谎报；

十一、负责及时税务申报，及时协调与工商、税务等部门的关系；

十二、会计调离本岗位时，要将会计凭证、会计账簿、财务会计报表、预算资料、印章、票据、有关文件、会计档案、债权债务和未了事项，向接办人移交情楚，并编制移交清册，办妥交接手续；

　　十三、及时完成商会领导交待的其他工作。